Ein Kunde kauft bei einem Unternehmen ein Produkt, versäumt aber es zu bezahlen. Mahnungen werden verschickt, es drohen gerichtliche Verfahren. So weit, so bekannt. Bei der NOWEDA aber läuft das anders! Denn die Kunden sind zumeist auch Genossenschaftsmitglieder – und eine gute Genossenschaft kümmert sich um ihre Mitglieder. Unter anderem dafür ist Debitorenmanagerin Kerstin Heyes zuständig. Aber um genauer zu erfahren, was sie macht, muss zunächst eine andere Frage geklärt werden: Was sind eigentlich Debitoren?
Frau Heyes, was sind Debitoren?
Ein Debitor ist jemand, der Ware oder eine Leistung erhält und nicht unmittelbar dafür bezahlt, sondern erst später. Die NOWEDA-Kunden zahlen ihre bestellte Ware nämlich nicht sofort nach Erhalt, so wie man das im Supermarkt macht, sondern monatlich in einer Sammelrechnung. Diese Monatssammelrechnung wird immer zu einem festgelegten Zeitpunkt fällig, zum Beispiel zum 15. des Folgemonats. Und bis diese Zahlung erfolgt ist, ist die Apotheke ein Debitor.
Und was managen Sie dabei?
Die Zahlung der Rechnung erfolgt per SEPA-Lastschrift, die NOWEDA zieht also monatlich ein. Wenn der Betrag jedoch nicht abgebucht werden kann bzw. wir eine Rücklastschrift erhalten, schauen wir, woran das liegt. Wir verschicken also nicht einfach automatisierte Mahnungen. Stattdessen geht die Gebietsleitung auf den Kunden zu und fragt nach. Es gibt viele harmlose Ursachen, die schnell behoben werden können: Z. B. wurde die Kontonummer geändert, ohne dass wir davon wussten. Es kommt aber leider auch manchmal vor, dass eine Apotheke in eine finanzielle Schieflage gekommen ist und wir deshalb nicht abbuchen konnten. Das ist dann der ungünstigste Fall für alle Beteiligten.
Wie geht es in so einer Situation weiter?
Wir versuchen gemeinsam mit dem Kunden, der Gebietsleitung und eventuell seiner Steuerberatung eine individuelle Lösung zu finden. Dazu benötigen wir in der Regel die betriebswirtschaftlichen Unterlagen der Apotheke, die wir durcharbeiten und analysieren. Auf dieser Grundlage beraten wir die Apothekerinnen und Apotheker gerne vor Ort in ihrer Apotheke. Es geht uns immer darum, die Apotheke langfristig wieder gut aufzustellen. Die NOWEDA ist schließlich eine Genossenschaft – ein Team, in dem man sich hilft und gegenseitig unterstützt. Am besten ist es natürlich, wenn die Apotheke auf ihre Gebietsleitung zukommt, bevor das Kind in den Brunnen gefallen ist.
Darüber hinaus unterstützen wir die NOWEDA-Mitglieder auch bei Investitionsentscheidungen, sprich bei Käufen und Verkäufen von Apotheken. Hierzu können z. B. Kaufpreisschätzungen erstellt werden.
Mit „wir“ meinen Sie sicherlich Ihr Team.
Ja genau, wir sind sechs Debitorenmanagerinnen und -manager bei der NOWEDA. Wir sind jeweils für bestimmte Niederlassungen zuständig. Da wir die Apothekerinnen und Apotheker auch vor Ort in den Apotheken betreuen, sind die Zuständigkeiten so gut es geht an die Wohnorte angepasst. Aber auch wenn wir alle dadurch räumlich teilweise getrennt arbeiten, stehen wir immer in engem Austausch miteinander.
Wie wird man Debitorenmanagerin?
Da gibt es keinen festgelegten Weg. In unserer Abteilung haben wir alle unterschiedliche Werdegänge. Ich selbst habe zum Beispiel BWL studiert und war dann in einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungskanzlei tätig. Andere Kollegen haben eine kaufmännische Ausbildung gemacht. Seit 18 Jahren arbeite ich nun schon bei der NOWEDA, da wurde das Debitorenmanagement in seiner heutigen Form gerade aufgebaut. Uns alle eint die Affinität zu Zahlen und deren Zusammenhängen. Denn hinter jeder Zahl steckt eine echte Apotheke. Außerdem braucht man eine gewisse Hartnäckigkeit in unserem Beruf.
Warum? Wozu müssen Sie hartnäckig sein?
Es ist natürlich für niemanden eine schöne Erfahrung, sich ganz offen mit schlechten Geschäftszahlen auseinanderzusetzen. Wir müssen leider den Finger in die Wunde legen und dranbleiben, auch wenn’s unbequem wird. Wir wollen niemanden bloßstellen, sondern helfen! Die Situation ist immer sehr sensibel. Deshalb ist neben Fingerspitzengefühl Datenschutz in unserer Abteilung unheimlich wichtig.
Sind das die größten Herausforderungen in Ihrem Beruf?
Nein, am schwierigsten ist es, den Spagat zu schaffen. Also sowohl im Sinne der NOWEDA erfolgreich zu sein, sprich größeren finanziellen Schaden abzuwenden, als auch die betroffene Apotheke zu unterstützen und langfristig zu helfen. Es müssen also sowohl das einzelne Mitglied als auch die Gesamtheit aller Genossenschaftsmitglieder profitieren. Das ist nicht immer ganz einfach.
Was macht Ihnen an Ihrem Beruf am meisten Spaß?
Es gibt immer wieder neue Herausforderungen und Projekte. Hinzu kommt: Keine Apotheke ist wie die andere – so wird es nie langweilig! Außerdem arbeite ich mit vielen tollen Menschen zusammen: mit dem eigenen Team, aber auch mit vielen anderen Abteilungen der NOWEDA und natürlich mit den Apothekerinnen und Apothekern. Besonders schön ist es natürlich, wenn wir die Rückmeldung bekommen, dass ein Kunde mit unserer Beratung zufrieden war und wir ihm damit wirklich helfen konnten.
Was macht eigentlich ...
... ein Warenmanager?
... der Anwendungsservice?
... ein Gebietsleiter?